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マイナンバー制度について考える

2015年8月24日
 
2015年10月、これまでの住民票コード(11桁)と異なる新たな12桁の個人番号、13桁の法人番号が付番されます。

これは、2013年5月24日に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(略称、マイナンバー法)に基づくもので、運用開始は、2016年1月からです。
 
個人番号(マイナンバー)は、住民登録をしているすべての日本人と在留外国人に付番されるというもので、さらに法人についても、会社は勿論ですが、給与や報酬などを支払うことのある法人格のない任意団体までがその対象となります。
 
マイナンバー制度は、今準備中ですが、2016年1月の制度開始から3年間は、「社会保障」、「税」、「災害対策」の3分野に限定して使用されることになっていますが、その後も使用対象が拡大されるようです。
 

中小企業の事業者の行なうべきこと

マイナンバー法成立につきましては、国が生活の隅々まで個人を管理してしまうのではないかとの問題点が指摘されていますが、実際に運用が開始されるとなると、中小企業はこれに対応する準備を迫られることになります。

そのために、中小企業の事業者は、次のことを早急に行う必要があります。
 
給与の支払いや社会保障の支払いをする部門(主として経理部門)は、まず、従業員からマイナンバーの提供を受ける必要があります。

従業員に扶養家族がいれば、家族のマイナンバーの提供も受けなければなりません。

そして、従業員からマイナンバーの提供を受けた時には、必ず本人確認を行い、身元の確認と、その番号が本人のものかの確認をしなければならないことになっています。
 
家族につきましては、本人確認と身元確認は従業員自身に行ってもらうことになります。
 
この番号は、今のところ、所得税、住民税の支払いや社会保険料の徴収に限定されているものでありまして、これに関係のない業務でマイナンバーを受領した場合には、返却するか、シュレッダー等で廃棄する必要があります。
 
会社が、弁護士や税理士などに顧問料や費用の支払いをする際、所得税の支払調書が作成されますので、これらの方々にもマイナンバーの提供を受けなければなりません。
 
勿論、本人確認と身元確認は会社がしなければなりません。
 
マイナンバー制度が導入されることによって、社内にある従来の書類に次のような追加をすることになります。
 

「税」の分野の書類

「税」の分野の書類は、「源泉徴収票」、「扶養控除等申告書」、「住宅財形非課税申告書」、「報酬に関する支払調書」が代表的なものですが、これにマイナンバーの記載欄を追加しなければなりません。
 

「社会保険」の分野の書類

さらに、「社会保険」の分野の書類は、「被保険者資格取得者」、「被扶養者」、「傷病手当金申請書」、「限度額適用認定申請書」、「離職票」が代表的なものですが、これにもマイナンバーの記載欄に追加する必要があります。
 

マイナンバーの取り扱いに関して

そして、従業員や支払先から集めたマイナンバーの管理の徹底化を図るために、就業規則等を見直し、マイナンバー取扱いのルールについて条文化しなければなりません。

会社は、マイナンバー法によって、従業員やその関係者のマイナンバーを自由に取り扱うことができないのですから、そのことを規則の中で謳うことになります。
 
会社は、正社員ばかりでなく、パートタイマー、アルバイト、嘱託社員、契約社員など、名目の如何を問わず、すべての働く人々からマイナンバーを集めなければなりません。
 
但し、派遣社員は、派遣元会社がマイナンバーを集めますので、必要がありません。
そればかりでなく、日々雇い入れる者や講演などの講師をしてもらう方々からもマイナンバーを集めなければなりません。
 
さらに、会社が個人から不動産を賃借している場合や、駐車場を賃借している場合にも、これらの方々からマイナンバーを集めなければなりません。
 
マイナンバーが社外に漏洩されますと、会社にも罰則が課され、会社が信用を喪失し、倒産してしまうことにもなりかねませんので、マイナンバーの管理は慎重すぎるに越したことはありません。特定個人情報であるマイナンバーが外部に漏洩しないような措置を取ることは必須です。
 
具体的な管理の方法は、特定個人情報委員会が定めたガイドラインに管理の仕方が定められていますので、これを参考にして規則を定めるとよろしいかと思います。
 

 

最後に

当事務所は、マイナンバー法に関する研鑽を積み、同法に精通していますので、これからどうしたらよいかと考えている中小企業経営者の方々はお気軽にご相談下さい。

当事務所の弁護士が、就業規則の改定やマイナンバーの管理方法を含め、マイナンバーをめぐるあらゆる相談に応じます。

又、マイナンバーに関するセミナー開催の希望がおありでしたら、講師を派遣しますのでお気軽にお声をお掛け下さい。
中小企業法務に関することならどんなことでもご相談ください。

弁護士にご相談される方は事前にお電話にて相談日のご予約をお願い致します。
※誠に恐れ入りますがお電話でのご相談は実施しておりません。ご相談はご予約のみとさせていただいております。

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